의원 결제 부분 취소 처리, 단말기에서 하는 순서

부분 취소가 쓰이는 경우

부분 취소는 전액이 아닌 일부 금액만 되돌릴 때 쓰입니다. 패키지에서 남은 회차를 환불하거나, 시술 범위가 줄어 금액이 조정되거나, 약품비 오입력을 정정하는 경우입니다. 단말기는 원거래를 기준으로 취소하므로, 어떤 결제에서 얼마를 되돌릴지 먼저 확정합니다.

처리 순서

1. 환불 사유와 금액을 환자와 합의하고 승인자(원장 또는 실장) 확인을 받습니다.
2. 단말기 거래 내역에서 원거래를 찾습니다. 승인 번호나 결제일, 금액으로 검색합니다.
3. 취소 금액을 입력하고 부분 취소를 선택합니다.
4. 환자가 확인한 뒤 승인되면 취소 영수증이 출력됩니다.
5. 차트에 취소 승인 번호와 사유, 남은 금액을 기록합니다.

가정 기반 예시

가정입니다. 400만 원을 해외카드로 승인했고 100만 원을 환불하는 경우, 부분 취소 후 원거래의 잔액은 300만 원입니다. 이때 취소 영수증에는 취소 금액 100만 원과 원거래 승인 정보가 표시됩니다. 이후 다시 100만 원을 취소하려면 같은 절차로 두 번째 부분 취소를 진행할 수 있는지는 정책에 따라 다릅니다.

DCC 결제의 부분 취소

DCC로 자국통화를 선택해 승인한 건은 취소도 원거래 통화 기준으로 처리됩니다. 환율 반영 방식은 계약과 카드사 규정에 따르며, 환자가 받는 환급액이 결제 당시 환산액과 소폭 다를 수 있습니다. 이 가능성을 환불 안내문에 한 줄로 넣어 두면 문의가 줄어듭니다.

취소 권한과 이중 확인

취소는 현금 유출과 같은 의미를 가지므로 권한을 제한합니다. 직원이 단독으로 취소하지 못하게 원장이나 관리자의 승인 기록을 남기고, 취소 영수증은 마감 때 승인 번호와 대조합니다. 환자가 현장에서 즉시 취소를 요구해도 사유를 확인한 뒤 처리합니다. 취소 내역이 비정상적으로 많은 날에는 원인을 따로 점검합니다.

부분 취소 후 정산 확인

부분 취소가 있었던 날은 마감 때 원거래 금액과 취소 금액, 순 승인액을 따로 적습니다. 입금액은 순 승인액을 기준으로 수수료가 차감된 값이므로, 취소분이 반영되었는지 입금 내역과 대조합니다. 취소 영수증은 환자 몫 한 장과 의원 보관 한 장을 남기고, 차트에는 취소 사유와 승인자를 함께 적습니다. 월말에 취소 건수와 사유를 모아 규정 보완에 활용합니다.

부분 취소 후 정산 확인

부분 취소가 있었던 날은 마감 때 원거래 금액과 취소 금액, 순 승인액을 따로 적습니다. 입금액은 순 승인액을 기준으로 수수료가 차감된 값이므로, 취소분이 반영되었는지 입금 내역과 대조합니다. 취소 영수증은 환자 몫 한 장과 의원 보관 한 장을 남기고, 차트에는 취소 사유와 승인자를 함께 적습니다. 월말에 취소 건수와 사유를 모아 규정 보완에 활용합니다.

부분 취소가 잦은 의원은 취소 사유를 몇 개 유형(환자 변심, 시술 범위 변경, 입력 오류)으로 나눠 집계합니다. 유형별 비중을 보면 상담 단계나 견적 방식의 개선점이 드러납니다.

도입 전 점검 항목

• 취소 권한자를 정하고 단말기 취소 암호나 권한 설정을 확인합니다.
• 취소 사유 기록 서식을 만듭니다.
• 마감 때 취소 내역을 정산 대조에 포함합니다.

규정 문서화는 시술 환불 규정 안내문과 함께 보면 이어집니다. 상담은 02-777-1003입니다.